روتیتر: مدیر عامل سازمان عمران و نوسازی شهرداری کرج، از راه اندازی و الکترونیکی شدن سیستم اتوماسیون اداری این مجموعه خبر داد و افزود: از این پس ثبت و گردش مکاتبات درون سازمانی و همچنین تعامل با سایر سازمان ها به صورت الکترونیکی انجام می شود.
به گزارش پایگاه خبری و تحلیلی روتیتر، علی سلطانی مقدم گفت: به کارگیری سیستم اتوماسیون را به جهت ارائه راهکارهای جامع حائز اهمیت دانست و افزود: چنین امکانی، محدودیت ها و نواقص روش های قدیمی و مرسوم را پوشش داده و ارتباطی ساده، سریع و امن را برقرار می کند.
این مسئول به یکپارچه سازی بخش های مختلف سازمان بوسیله راه‌اندازی سیستم اتوماسیون اداری اشاره و بیان کرد: کاهش خطای انسانی، افزایش دقت و سرعت در جمع آوری و ثبت اطلاعات در بانک اطلاعاتی این سیستم از نکات مثبت مکانیزه شدن سیستم اداری سازمان به شمار می آید.
وی گفت: اصلی ترین بخش یک سیستم اتوماسیون اداری بخش مربوط به عملیات دبیرخانه است که شامل فرایندهای ثبت نامه، ارجاع، کارتابل پرسنل و بایگانی می باشد. این بخش هسته اولیه و اساسی این سیستم‌ها است که در آن عملیات‌های مختلفی ازجمله اسکن، ورود اطلاعات، ثبت اندیکاتور، توزیع و پیگیری چرخه نامه‌های دریافتی تا تهیه پیش‌نویس، گردش، امضا و ثبت و چاپ نامه‌های ارسالی انجام می‌شود، ازاین رو دبیرخانه این سازمان از ابزارهای ورودی و خروجی متعددی مانند اسکنر، چاپگر، قلم نوری، فکس مودم، ایمیل سرور و غیره برای جایگزین شدن روش دستی ثبت و شماره دهی مکاتبات شامل انواع نامه‌های اداری استفاده می‌کند.
سلطانی مقدم از دیگر مزایای راه اندازی سیستم اتوماسیون اداری در سازمان عمران به مدیریت طراحی انواع فرم‌های سازمانی و گردش آن‌ها در قالب جریان‌های کاری از پیش تعریف شده اشاره و عنوان کرد: ثبت، نگهداری و بازیابی اطلاعات این فرم‌ها علاوه بر صرفه جویی در زمان، کاهش هزینه‌ها، بهره ور شدن سازمان و همچنین دستاوردهای چشم‌گیربرای مدیران، کارشناسان، کارکنان دبیرخانه و ارباب رجوع را به دنبال دارد.
این مسئول در در ادامه افزود: سازمان عمران و نوسازی با راه اندازی سیستم اتوماسیون اداری، بسترهای جدید ارتباطی بر مبنای شبکه‌های کامپیوتری، به منظور ساماندهی فرایندهای سازمانی و انجام مکاتبات اداری به صورت الکترونیک با سرعت بالا و سهولت کاربری را فراهم ساخته تا علاوه بر احراز هویت و ارسال امن داده‌ها، مشکلات مربوط به مفقود شدن نامه‌ها واستفاده از مکاتبات کاغذی را به حداقل برساند که این مهم، مدیریت متمرکز و ایجاد شفاف سازی در مراحل گردش اسناد، ردیابی امور و پیگیری به موقع مراحل کار و صرفه جویی در کاغذ را شامل می شود.
مدیر عامل سازمان عمران و نوسازی شهرداری کرج اظهار داشت: از دیگر اهداف راه اندازی سیستم اتوماسیون اداری در این سازمان، اجرای اقتصاد مقاومتی و در نتیجه کاهش هزینه های اداری و بالاخص توجه ویژه به طرح تکریم ارباب رجوع می باشد.
وی در پایان گفت: استفاده ازسیستم مکانیزه اداری، مدیریت و نظارت دقیق برعملکرد کارکنان به همراه پایش فعالیتهای سازمان و تولید گزارش های متنوع مدیریتی را به همراه دارد لیکن نقش تاثیرگزاری در عملکرد مجموعه عمران خواهد داشت.